Листи, які призначені для прочитання родичами або друзями, не вимагають особливого оформлення. Інша справа – ділова переписка, яка має на увазі листування між клієнтами, замовниками, роботодавцями та представниками. Необхідно мати чітке поняття, як написати діловий лист, як скласти діловий лист, а також як грамотно оформити діловий лист.

Діловий лист можна охарактеризувати як візитну картку компанії. Тому дуже важливо, щоб діловий лист було складено грамотно – від нього залежить формування позитивного іміджу компанії. Діловий лист представляє офіційний документ, що містить службове послання у вигляді запитів, пропозицій, прохань, претензій, поздоровлень і т.д.

Діловий лист має бути складено відповідним чином, оскільки будь-який відступ від правил може спричинити за собою його юридичну неправомірність. Запорука успіху вашого бізнесу – це діловий лист, правильно оформлене на фірмовому бланку, має однозначне зміст. Як правило, для ділового листа використовується фірмовий бланк компанії з її логотипом, офіційним назвою, юридичною адресою і банківськими реквізитами.

Зазвичай шапка листа містить інформацію про посаду, ПІБ адресата, які розташовуються у верхньому правому кутку. Само звернення повинно бути розташоване по центру листа, а закінчуватися знаком оклику, наприклад, “Шановний пан Селезньов!”, “Шановна Тетяна Іванівна!”.
Звернення повинно бути розміщено посередині сторінки. Не варто скорочувати слова, такі як “пані”, “г-н” або ініціали – в діловому листі це неприйнятно. Шапку можна виділити жирним шрифтом.

Наступним кроком необхідно написати вступ, яке буде містити інформацію про мету ділового листа і про причину його складання. Потім – основна частина, в якій висловлюється про суть листа і основній ідеї його написання. Слідом – резюме, короткий підведення підсумків, наприклад, “Прошу вибачити за затримку з відповіддю”, “Сподіваюся (сподіваємося)”, “Упевнені (впевнений)” і т.д.

На закінчення ділового листа повинна бути прописана підпис: “З повагою, посада та ПІБ”. Також можна вказати контактний номер телефону, назву та юридичну адресу фірми, електронну адресу. Додатки до листа необхідно оформити на окремих аркушах. Інформація про наявність додатків повинна розташовуватися в тілі ділового листа перед підписом. Більшість листів направлено на те, щоб зацікавити одержувача листів і змусити його діяти в потрібному для відправника напрямку. Тому, щоб написати діловий лист, необхідно підготувати точний, ясний, однозначний і лаконічний текст.

Перш ніж влаштуватися на роботу, здобувачеві належить пройти співбесіду з роботодавцем. На практиці трапляються ситуації, коли на перший погляд успішні кандидати не знають як поводитися на співбесіді і не можуть правильно себе презентувати. Тому кожен претендент, збираючись на співбесіду, повинен підготувати себе до інтерв’ю з роботодавцем.

Інструкція

Агентства по підбору персоналу часто нарікають на те, що багато кандидатів приходять непідготовленими на інтерв’ю з роботодавцем. Щоб успішно пройти співбесіду, необхідно звернути увагу на наступні моменти:

• аргументовано розповісти про свій професіоналізм;
• презентувати особистісні характеристики;
• знати про сферу діяльності компанії, про конкурентів і про галузь в цілому;
• вивчити даний напрямок ринку;
• правильно підійти до питання про компенсаційний пакет.

Етапи ходу інтерв’ю.

До співбесіди.

Необхідно пам’ятати, що хороша підготовка до співбесіди – це один з факторів, який сприяє отриманню заповітного робочого місця. Проаналізуйте зазначені вище моменти успішного проходження співбесіди. Подумайте, який одяг ви одягнете на інтерв’ю і якою буде стиль ведення співбесіди.

Зміст інтерв’ю.

Подумайте, які присутні ключові моменти успіху у вашій професійній діяльності. Перш за все, налаштуйтеся на те, що ви гідні цієї посади і робочого місця в цій компанії. Звичайно, в цьому треба переконати і роботодавця. Визначте свою “базову інформацію” і поступово розкривайте її в процесі співбесіди. Не варто боятися повертатися до неї по ходу бесіди.

Потрібно задіяти цю інформацію при відповідях на запитання роботодавця.

Роботодавець до кінця бесіди повинен бути переконаний, що саме ви підходите для цієї посади.

Дотримуйтеся певного стилю ведення інтерв’ю. Вислуховуйте питання до кінця, не перебивайте, вдумуватися в питання, він може містити в собі прихований зміст або підтекст. Відповідати на співбесіді варто коротко і по суті. Звертайте увагу на реакцію інтерв’юера на ваші відповіді. Розвивайте тему і відповідайте докладно там, де це буде доречно.

Після інтерв’ю.

За відведений період часу намагайтеся отримати кілька ділових пропозицій від різних компаній.

Розгляньте детально все надійшли вам пропозиції.

Прийміть одне, найбільш приваблива пропозиція.

Існують два типи питань, які особливо часто зустрічаються при підборі претендентів на посади бізнес – аналітиків і топ-менеджерів у процесі інтерв’ю. Дані питання найбільш часто використовуються великими консалтинг – компаніями при пошуку професійних кандидатів на провідні посади.

Перший варіант містить питання, які спрямовані на вивчення загального уявлення про претендента, його професіоналізм і особистісних характеристиках, а саме:

• за якими критеріями ви визначите, що ви домоглися успіху? Чи є конкретні приклади, коли ви домоглися успіху у вашій діяльності?
• чому ви вважаєте, що ви гідні цієї посади?
• з яких причин, на ваш погляд, можна звільнити підлеглого?

і т.д.

Другий тип містить, так звані, “стресові” питання. Ці питання задаються в процесі інтерв’ю для вивчення ситуації, коли на вас відбувається тиск. Щоб відповісти на такі питання, необхідно вміти справлятися з психологічним напруженням:

• чи були вами здійснені великі проекти?
• як ви можете охарактеризувати нашу компанію?
• чому ви вважаєте, що ви заслуговуєте цієї ставки зарплати?
• скільки співбесід ви пройшли до того, як звернутися в нашу компанію?

і т.д.

Влаштовуючись на роботу в пристойну фірму, шанси на те, що ви будете прийняті до лав працівників, збільшуються, якщо на додаток до вашого професійного резюме буде докладено супровідний лист.

Інформація, яка не відображається в резюме, повинна міститися в супровідному листі. У ньому ви можете написати чому саме вибрали цю компанію для влаштування на роботу, можна дати більш докладне роз’яснення деяких пунктів резюме. Потрібно описати все таким чином, щоб звернути увагу роботодавця саме до вашої персони і бачив ваш непідробний інтерес до посади в даній компанії.

Написати супровідний лист необхідно так, щоб роботодавець побачив вас у вигідному світлі, знайшов у вас саме ті професійні та особисті якості, які найбільш імпонують даної компанії. Більшість керівників, в першу чергу, знайомляться і оцінюють супровідний лист. Воно повинно бути складено грамотно і продумано.

Як правильно написати супровідний лист, розберемо по пунктах

1. При зверненні до особі, що приймає вас на роботу , будь то сам керівник або менеджер з персоналу, обов’язково вказуйте його ім’я та по батькові
2. Будьте короткі, але змістовні. Розмір супровідного листа не повинен перевищувати одну сторінку друкованого тексту, врахуйте, що таких листів керівництву доведеться прочитати велику кількість
3. Слідкуйте за тим, щоб не допустити помилок, особливо в імені керівника, а також назві компанії, в яку влаштовуєтеся
4. Обов’язково вкажіть, яка саме посада вас цікавить, звідки отримали інформації про цю вакансії.
5. Вкажіть дані про вашу освіту, який вищий заклад закінчили
6. Не зайвим буде вказати, чим саме зацікавила вас дана вакансія і чому саме ця компанія цікава
7. Більш докладно опишіть всі наявні у вас навички, особливо ті, які напевно зацікавлять роботодавця, яким чином дані навички знаходили застосування на попередньому місці роботи
8. Можна описати оду з займаних вами посад раніше, які навички там придбали, отриманий досвід
9. В кінці листа обов’язково подякуйте роботодавця за приділену вам час і повідомте його, в який проміжок часу ви зможете з ним зв’язатися для обговорення даного питання.

І кілька загальних рекомендацій про те, як скласти супровідний лист:

• Допущення граматичних помилок у вашому листі, негативно позначаться на загальному враженні про вас
• Дайте прочитати готове лист одному із своїх знайомих, який ніяк не пов’язаний з компанією, в яку ви прагнете, з боку легше оцінити якість складання
• Пам’ятайте про те, що, звичайно ж, вирішальним фактором приймати вас на роботу чи ні, буде особиста бесіда з вами, але правильно складений супровідний лист може послужити свого роду допуском до співбесіди.

Формат pdf поширений чи не більше, ніж звичний doc. Він зручний для створення документів, призначених не для редагування, а лише для перегляду, а в ряді сфер, таких як видавнича справа, є основним. Тому файли в форматі pdf зустрічаються досить часто.

Приміром, документація до програмного забезпечення та різноманітного обладнання найчастіше представлена ??саме в цьому форматі, а значить, питання про те , за допомогою якої програми можна відкрити pdf, для багатьох користувачів є актуальним і життєво важливим.

• Формат pdf розроблений компанією Adobe, тому цілком природно, що для його перегляду часто використовується продукт цієї ж компанії – Adobe Reader. Це надійний продукт з довгою історією, звичний вже не одному поколінню користувачів. Однак багатьох він не влаштовує по ряду параметрів, в першу чергу – необгрунтовано великим розміром і неповороткістю.
• Альтернативою Adobe Reader є Foxit PDF Reader. Завантажити цю програму можна з сайтаhttp ://www.foxitsoftware.com. Основні відмінності від продукту Adobe – компактність, зручність і швидкість роботи. Можна скористатися і іншими подібними продуктами – Sumatra PDF, PDF XChange Viewer і так далі.
• Ще один альтернативний спосіб відкрити pdf – скористатися звичайним браузером, таким як Internet Explorer, Opera, Mozilla FireFox або Google Chorme. Кожен з них здатний використовувати розроблений для браузерів плагін, що дозволяє переглядати pdf-файли безпосередньо у вікні браузера. Якщо ж на вашому комп’ютері такий плагін не встановлений, то при спробі відкрити такий файл браузер сам запропонує його завантажити і встановити, виконавши всі необхідні операції самостійно.

Формат djvu (читається “дежавю”) з’явився в середині 90-х років і до теперішнього часу завоював широку популярність, ставши практично стандартом для подання електронних книг. Він вигідно відрізняється від PDF тим, що спеціально призначений для зручного зберігання та перегляду відсканованих документів (PDF більше підходить для документів, спочатку створених за допомогою комп’ютера). Якщо одну і ту ж відскановану книгу представити в PDF і djvu, то результати будуть відрізнятися в 3-10 раз за обсягом файлу (на користь djvu зрозуміло).

Однак при всіх перевагах djvu у нього є один невеликий недолік: цей формат не розпізнається програмами, встановленими за умовчанням в системі Windows. Тобто для того, щоб відкрити djvu, доведеться встановити спеціальну програму. Проте зробити це просто, а значить, перешкод для використання даного зручного і практичного формату не існує.

Отже, щоб відкрити djvu, можна використовувати:

1. Окрему програму. Найбільш зручною з програм перегляду djvu по праву вважається WinDjView. Вона швидка, компактна, забезпечує ряд приємних можливостей, таких як плавна прокрутка сторінок і розширені можливості при друку документа. Програма поширюється абсолютно безкоштовно. Сайт программиhttp ://windjview.sourceforge.net/ru/. Існують і інші програми для перегляду djvu, наприклад DjVuReader, DjVu Solo (яка, до речі, вміє переглядати і PDF) та інші.
2. Браузер. Для цього необхідно забезпечити його плагіном, що підтримує DjVu, і електронні книги можна буде відкривати у вікні браузера. Модулі створюються також декількома компаніями, наприклад, LizardTech (http://www.lizardtech.com/downloads/plugins.php) або Caminova (http://www.caminova.net/en/downloads/download.aspx?id = 1). Зрозуміло, плагіни також безкоштовні.