У процесі господарської діяльності організації керівники можуть зіткнутися з такими ситуаціями, коли з якихось причин втрачені первинні документи. У цьому випадку підприємцю необхідно відновити всі втрачені документи. Якщо ж це не буде зроблено, податкова інспекція може притягнути керівника до адміністративної відповідальності.

Інструкція

В першу чергу встановіть причину зникнення документів. Наприклад, якщо документація була загублена при надзвичайній ситуації (пожежа, повінь тощо), проведіть інвентаризацію. Для цього розпорядчим документом призначте членів інвентаризаційної комісії, терміни проведення перевірки та позначте об’єкт інвентаризації. У наказі ви повинні вказати і причину здійснення перевірки первинних документів.

За закінченню інвентаризації складіть акт і затвердите його підписом керівника. Якщо була пожежа, отримаєте довідку з органу державної протипожежної служби; якщо сталася повінь, отримаєте підтвердження в МНС.

Якщо ж документи пропали або були кимось знищені, ви повинні призначити комісію для проведення розслідування.
У неї повинні входити представники слідчих органів, охорона та інші відповідальні особи. При викраденні документів обов’язково зверніться в поліцію.

В процесі проведення інвентаризації складіть список загублених документів. Пам’ятайте, що він повинен бути точним. Наприклад, у вас пропали товарні накладні. У цьому випадку ви повинні перерахувати їх номери та дати. Опис документів завірте у керівника і головного бухгалтера.

Оформіть на адресу вашої податкової служби повідомлення про втрату первинних документів. Прикладіть до листа копії документів, які підтверджують факт втрати. Також прикріпіть копію складеної опису. Всі документи завірте печаткою організації та підписом керівника.

Потім відновите втрачені документи. Для цього ви можете скористатися електронною версією бухгалтерського обліку. Якщо вам потрібно відновити первинні документи, отримані від контрагентів, оформіть в їх адресу лист з проханням продублювати форми. Всі документи повинні мати підписи відповідальних осіб та печатки організацій.