Інструкція

“Поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи” – так в Трудовому кодексі РФ визначається поняття відрядження. Відрядженням може вважатися як поїздка в інше місто/країну, так і візит на сусіднє підприємство.
Як правильно оформити відрядження

Після того, як керівництво прийняло рішення відрядити певного співробітника, необхідно приготувати ряд необхідних документів:

1. Наказ. Для підготовки наказу потрібно використовувати вже наявну та затверджену Держкомстатом Росії форму № Т-9. Готовий наказ повинен бути узгоджений з бухгалтерією, а потім завізований керівником підприємства. Після чого, з уже підписаним наказом, необхідно ознайомити співробітника, якого вирішили відрядити.
2. Службове завдання. Потрібний, однак, не обов’язковий документ. Оформляється як додаток до наказу. Для написання службового завдання, є форма № 10-а. Воно необхідне в таких випадках, коли немає можливості документально підтвердити доцільність відрядження. В одній з граф бланка під назвою “Короткий звіт про виконання завдання”, можна описати виконану роботу, яку не можливо оформити документально, наприклад пошук потенційних клієнтів, переговори, відвідання професійних виставок і т.п. На випадок перевірки підприємства аудитором, такий документ є підтвердженням користі відрядження і обгрунтованими витратами.
3. Посвідчення про відрядження.
   Оформляється, відповідно до форми № Т-10, затвердженої Держкомстатом Росії. У ньому мають бути вказані дати і час прибуття і від’їзду співробітника в призначене місце. Ці позначки служать підставою для обліку фактичного часу перебування у відрядженні, а також в розрахунку на відрядження. У тих випадках, коли командируемому належить побувати в різних місцях за час відрядження, то такі відмітки проставляються в кожному з них. Всі позначки повинні бути підписані уповноваженою особою та закріплені печаткою підприємства, на яке був спрямований працівник.

Повторимося, що оформити відрядження можна, обійшовшись двома документами – наказ і посвідчення про відрядження.

Після того, як всі документи підготовлені, потрібно прорахувати витрати та оплатити відрядження.

Згідно з трудовим кодексом, співробітник, який направлений у відрядження, має гарантії, що його місце роботи буде збережено, з оплатою середнього заробітку і витрати, понесені у від’їзді, в службових цілях, будуть відшкодовані. Для відшкодування витрат використовують такі норми, згідно з їх видам, встановлені в РФ:

1. Витрати на проживання оплачуються за фактичною сумою, при наявності підтверджуючого документа, але не більше 550рублей за добу. Якщо, з якихось причин, що підтверджує документ відсутній – 12рублей.
2. Добові – 100 рублів в день.
3. Витрати на оплату квитків за проїзд – за фактичними витратами, з підтверджуючим документом.